當硬碟、記憶卡或隨身碟無法讀取時，使用者首先應了解問題的根本原因。資料損失的問題大致可以分為兩類：邏輯錯誤和物理損壞。邏輯錯誤通常與檔案系統的損壞或文件損壞有關，這些情況不會對硬體造成實際損害。常見的原因包括誤操作、病毒感染、系統崩潰或不當格式化。此時，裝置仍能被識別，但資料無法顯示或開啟，使用者可以嘗試使用資料恢復軟體進行修復。資料恢復軟體能夠掃描損壞的檔案系統，並嘗試恢復丟失的資料。如果該裝置的資料區域尚未被覆蓋，恢復的機會相對較高，這類問題一般可以由使用者自行處理。
然而，若裝置完全無法識別或發出異常聲音，這通常是硬體的物理損壞所引起的。常見的物理損壞原因包括磁頭損壞、控制板故障、電路板問題或其他硬體故障。這些問題會使資料無法通過軟體恢復，並且繼續使用裝置可能會導致資料進一步損壞。若發現這類情況，使用者應立即停止使用該裝置，並避免反覆插拔或通電，以防止資料永久丟失。
對於物理損壞的裝置，尋求專業的資料救援服務是最佳選擇。專業機構擁有專門的設備和無塵室，能夠在不損害資料的情況下進行修復，並且恢復資料的成功機會遠高於自行處理。因此，當面對無法讀取的硬碟或隨身碟時，應該根據情況判斷是否需要尋求專業協助，以最大化資料恢復的機會。
當資料遺失時，許多使用者在焦急中常會做出錯誤的處理方式，這些行為雖然看似能解決問題，實際上卻可能使資料恢復變得更加困難或不可能。首先，反覆重啟設備是常見的錯誤行為。當設備出現無法正常啟動或資料無法讀取時，有些使用者會試圖重啟設備以期解決問題。然而，反覆重啟可能會導致系統自動進行資料寫入操作，這樣會覆蓋原有的資料區塊，從而使得資料無法恢復。尤其在資料丟失後，這樣的操作會增加恢復的難度，甚至使資料完全無法找回。
另外，格式化磁碟是另一種錯誤的處理方式。很多人認為格式化磁碟可以解決資料損壞或丟失的問題，但實際上，格式化會清除磁碟上的所有資料並重建檔案系統。雖然在某些情況下，格式化後的資料可能仍然有機會恢復，但在格式化後進行任何寫入操作將直接覆蓋資料，導致恢復的機會大大降低。這樣的行為對資料恢復的成功率有極大的負面影響，特別是在不使用專業工具的情況下。
此外，使用不當的資料恢復軟體也是一個常見的錯誤。有些使用者可能會隨意下載網路上的資料恢復工具，期待它們能輕鬆找回丟失的檔案。然而，許多這類軟體可能並不可靠，甚至可能加重資料損壞。有些免費軟體的恢復效果有限，甚至會錯誤識別資料，讓資料恢復的機會進一步降低。
在資料遺失的情況下，避免進行這些錯誤處理方式非常重要，尋求專業的資料救援服務會是更安全有效的選擇。
當使用者發現資料消失或裝置無法讀取時，資料救援的流程便啟動。第一個步驟是診斷階段，技術人員會使用專業工具針對裝置進行初步檢查，判斷是邏輯層面的錯誤如檔案系統損毀、誤刪，還是物理層面損壞如磁碟磨損、晶片故障等。此階段需全程避免寫入操作，以免資料遭到覆寫。
當確認裝置資料仍有機會存取，會立即進行備份階段，利用低層級讀取技術建立完整映像檔。即使裝置不穩定或有壞軌，也會盡可能擷取所有可用磁區。映像備份能保留資料原貌，並提供後續重建依據，保障原始資料安全。
進入重建階段後，技術人員會透過分析檔案標頭、目錄結構與磁區排列，將散亂或遺失的資料重新整理，還原原始檔案。這階段特別適用於格式化、病毒感染或誤刪等情況，需配合專業軟體與經驗操作。
最後的回復階段，則是將成功重建的資料轉移至新的健康儲存裝置。不同儲存設備潛藏不同風險，傳統硬碟易受物理衝擊損壞，固態硬碟則可能因控制晶片故障完全失效，USB與記憶卡則常見於熱插拔導致檔案系統崩壞。是否啟動資料救援，應依裝置損壞情形與資料重要性謹慎評估。
硬碟故障是資料丟失的常見原因，然而許多資料損失的情況可以提前預防。透過監控硬碟的健康狀況，使用者可以及早發現潛在的故障，從而有效避免資料丟失。S.M.A.R.T.（自我監控、分析與報告技術）是一個有效的工具，可以監控硬碟的多個關鍵指標，如磁碟溫度、讀寫錯誤和重配置區塊等。當這些指標顯示異常時，通常意味著硬碟即將出現故障，這時使用者可以提前進行資料備份或更換硬碟，從而避免資料損失的發生。
資料備份則是防止資料丟失的最基本方法。定期備份資料並儲存於多個儲存媒介中，如外接硬碟、NAS（網路附加儲存）或雲端服務，能夠確保資料在硬碟故障時仍然能夠恢復。建議採取“3-2-1”備份策略，即儲存三份資料副本，兩份儲存在不同的儲存設備上，並且至少一份儲存在雲端。這樣，即使某一設備發生故障，資料仍能夠從其他備份中恢復，確保資料的完整性。
硬碟的日常維護與預防性檢查也十分重要。定期進行硬碟的壞軌掃描和磁碟重組，不僅可以提高硬碟的效能，還能延長其使用壽命。保持硬碟在適宜的環境中運行，避免過高的溫度、潮濕或震動等因素對硬碟造成損害，這些環境問題會加速硬碟的老化，並導致故障。這些維護與檢查措施有助於提高硬碟的穩定性，降低資料丟失的風險，從而減少資料救援的需求。
當重要資料因硬碟故障、誤刪或系統異常無法存取時，資料救援便成為搶救的首選服務。台灣市場上的資料救援廠商大多採用「免費初步檢測、成功才收費」的方式，讓使用者先了解損壞狀況與可救援程度，再根據報價決定是否進行處理。
收費依據主要分為兩大類型：邏輯性與硬體性。若是邏輯性錯誤，如誤刪、格式化或檔案系統錯亂等，處理難度較低，價格大約落在新台幣2,000至5,000元之間。而硬體性損壞如磁頭故障、馬達卡死或PCB損壞，則需使用無塵室與專業設備操作，費用自新台幣10,000元起跳，視設備型號與損壞程度可能高達新台幣30,000元以上。RAID磁碟陣列或NAS設備的救援則需根據磁碟數量與資料結構的重建複雜度進行個別報價。
處理時間平均約為3至7個工作天，如遇特殊案件可能需延長至10天以上。大多數廠商亦提供加急處理選項，可於24至48小時內完成，視需求加收急件費。
在挑選資料救援廠商時，建議確認是否具備無塵室、是否提供詳細檢測報告與透明報價明細，並確保資料處理過程中具備保密條款與安全措施。有實體據點、技術團隊完整且評價穩定的業者，較能確保救援成功率與資料安全。